7 bước xây dựng chiến lược PR hiệu quả cho doanh nghiệp

Chiến lược PR được xem như một phần quan trọng trong chiến lược Marketing của doanh nghiệp, góp phần vào sự thành công trong kinh doanh. Vậy, làm thế nào để doanh nghiệp xây dựng chiến lược PR hiệu quả? Trong bài viết này, hãy cùng DIMI Digital tìm hiểu 7 bước trong quy trình phác thảo một chiến lược PR. Tuy nhiên, đầu tiên, chúng ta cần tìm hiểu PR là gì?

PR là gì?

Theo định nghĩa của Wikipedia, PR là từ viết tắt của Public Relations, có nghĩa là Quan hệ công chúng. Mục đích của PR là thông báo cho công chúng, khách hàng tiềm năng, nhà đầu tư, đối tác, nhân viên cũng như các bên có liên quan, và thuyết phục, thúc đẩy họ duy trì quan điểm, thái độ tích cực hoặc thuận lợi cho doanh nghiệp, lãnh đạo, sản phẩm hay dịch vụ.

Các chiến dịch PR sẽ đóng vai trò như nhà ngoại giao kết nối và thắt chặt tình hữu nghị giữa các bên có liên quan đến tổ chức, chứ không can thiệp sâu vào quá trình kinh doanh.

7 bước xây dựng chiến lược PR hiệu quả cho doanh nghiệp

Bước 1 – Phân tích tình hình 

Đây là bước quan trọng không thể bỏ qua khi xây dựng chiến lược PR hiệu quả. Bước này giúp doanh nghiệp nắm bắt và hiểu rõ tình hình, từ đó tạo nên chiến lược PR đáp ứng được mục tiêu của mình.

Ở bước này, doanh nghiệp có thể áp dụng mô hình nghiên cứu PESTLE để thu thập thông tin, đánh giá sơ bộ thị trường.

P – Political (Chính trị): Ổn định chính trị, Chính sách thuế, Độ minh bạch,…

E – Economic (Kinh tế): Chu kỳ kinh doanh, Lãi suất, Nguồn cho vay, Thu nhập,…

S – Social (Xã hội): Dân số, Trình độ văn hóa, Thu nhập bình quân, Lối sống,…

T – Technology (Công nghệ): Mức đầu tư về công nghệ của chính phủ, Tốc độ chuyển giao công nghệ,…

L – Legal (Luật pháp)

E – Environment (Môi trường)

Tuy những yếu tố trong mô hình PEST mang tính vĩ mô nhưng lại có ảnh hưởng sâu rộng đến việc xây dựng và quản lý chiến lược của doanh nghiệp. Việc ứng dụng mô hình này một cách hiệu quả sẽ cho doanh nghiệp góc nhìn tổng quan, đảm bảo những bước đi của mình phù hợp với sự thay đổi từ bên ngoài tác động vào.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần phân tích ngành hàng mà mình đang tham gia bằng mô hình 5 áp lực cạnh tranh của Porter: 

• Tính khốc liệt cạnh tranh giữa các đối thủ (Xuất hiện nhiều đối thủ “nặng ký”, sản phẩm tương đồng, dễ bị thay thế,…)
• Mối đe dọa từ các đối thủ mới (Rào cản gia nhập ngành cao hay thấp? Chi phí chuyển đổi khách hàng như thế nào? Nhu cầu mua hàng có thay đổi liên tục hay không? Sản phẩm không có sự khác biệt nhiều?…) 
• Khả năng thương lượng của khách hàng (họ có dễ dàng chuyển đổi sang sản phẩm khác hay không? Khả năng tiếp cận thông tin của người mua,…)
• Khả năng thương lượng của nhà cung cấp (Ít nhà cung cấp nhưng lại có nhiều người mua hàng? Nguồn cung cấp khan hiếm? Chi phí chuyển đổi nguyên vật liệu cao?…)
• Mối đe dọa từ những sản phẩm dịch vụ thay thế

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội cũng như thách thức thông qua mô hình SWOT. Đồng thời, doanh nghiệp cũng nên kết hợp thêm mô hình Business Model Canvas, Ansoff matrix để nhận thức rõ hơn về nội tại của doanh nghiệp để từ đó phác thảo được chiến lược PR phù hợp, giúp cạnh tranh hiệu quả so với các đối thủ khác trên thị trường.

Bước 2: Xác định mục tiêu

Để xây dựng chiến lược PR hiệu quả, đầu tiên, bạn cần trả lời được câu hỏi “Mục tiêu của chiến lược này là gì? Bạn muốn đạt được điều gì?”. Nhìn chung, doanh nghiệp có thể hướng đến ba mục tiêu sau:

• Nâng cao hoặc thay đổi nhận thức của công chúng đối với một vấn đề cụ thể nào đó
• Hình thành thái độ của công chúng
• Thúc đẩy hành vi của công chúng

Xác định mục tiêu rõ ràng sẽ đóng vai trò như “kim chỉ nam” giúp doanh nghiệp không bị “lạc lối” khi xây dựng chiến lược PR.

Bước 3: Tìm hiểu công chúng khi xây dựng chiến lược PR

Doanh nghiệp càng phác họa nhóm công chúng mục tiêu chi tiết, rõ ràng bao nhiêu thì chiến lược PR càng đảm bảo truyền thông “đúng đối tượng, đúng nơi và đúng thời điểm” bấy nhiêu.

Khi xây dựng chiến lược PR, doanh nghiệp cần ghi nhớ rằng có hai nhóm đối tượng gồm:

Nhóm 1: Người mua hàng

Nhóm khách hàng mà doanh nghiệp đang muốn giao tiếp và tạo ảnh hưởng là ai? Họ có những nỗi đau nào? Điều gì sẽ khiến họ thay đổi nhận thức và hành động? Họ sử dụng kênh nào để tìm kiếm thông tin? Hành vi, sở thích, nhu cầu của họ như thế nào? 

Nhóm 2: Người có ảnh hưởng đến người mua

Họ có thể là KOL, Influencers, người nổi tiếng, các biên tập viên, nhà báo liên quan đến ngành của doanh nghiệp.

Bước 4: Xác định thông điệp chính (Key Message)

Đây được xem là phần quan trọng của chiến lược PR, chiếm gần 80% sự thành công của câu chuyện mà doanh nghiệp truyền tải đến nhóm công chúng mục tiêu. 

Doanh nghiệp muốn truyền đạt thông điệp lớn nào đến nhóm công chúng mục tiêu? Thông điệp nào mà doanh nghiệp muốn họ lắng nghe và ghi nhớ? 

Thông điệp cần đáp ứng được các tiêu chí sau:

• Ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ, không cần những câu từ hoa mỹ. 
• Khác biệt và nổi bật để thu hút sự chú ý của công chúng
• Gợi lên cảm xúc mạnh mẽ

Để xác định thông điệp cho chiến dịch, doanh nghiệp có thể thực hiện các bước sau:

• Nhìn lại sứ mệnh và giá trị cốt lõi của thương hiệu
• Thu thập những quan điểm và thái độ hiện có của công chúng
• Xác định yếu tố có thể thay đổi hoặc ít nhất không còn nhìn nhận tiêu cực đối với những quan điểm đó
• Phân tích và xác định những yếu tố thuyết phục

Bước 5: Xây dựng chiến lược và chiến thuật

Chiến lược là cách thức doanh nghiệp thực hiện mục tiêu đề ra, còn chiến thuật là những hoạt động cụ thể cần thực hiện để hoàn thành mục tiêu đó. Doanh nghiệp phải thử nghiệm các chiến thuật để đảm bảo tính hiệu quả của nó. Trường hợp cần phải thay đổi thì sẽ thay đổi chiến thuật trước khi nghĩ đến việc thay đổi chiến lược.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng sẽ cần xem xét sử dụng kênh nào: Blog, Báo chí, Social Media,… để tiếp cận nhóm công chúng mục tiêu. Kênh nào mà họ dành nhiều thời gian nhất và chiến thuật nào sẽ mang lại giá trị cao nhất cho doanh nghiệp?

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc xây dựng và triển khai chiến lược PR vừa tiết kiệm vừa hiệu quả thì có thể tham khảo dịch vụ PR của DIMI Digital.

>>> Đọc thêm bài viết Hướng dẫn cách lên chiến dịch PR báo chí cho người mới bắt đầu tại đây

Bước 6: Thiết lập thời gian và ngân sách khi xây dựng chiến lược PR

Doanh nghiệp cần xác định mức ngân sách cụ thể cho chiến dịch PR gồm chi phí nguồn nhân lực, chi phí thuê mặt bằng, trang thiết bị, phương tiện di chuyển, hình ảnh, tài liệu, chạy chiến dịch quảng cáo cho thương hiệu,…

Ngân sách cần phân bổ hợp lý với ngân sách Marketing tổng của doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo thực hiện được mục tiêu của chiến lược PR đã đề ra.

Bước 7: Đánh giá và đo lường kết quả của chiến lược PR

Việc đo lường và đánh giá cần thực hiện liên tục khi triển khai chiến lược PR để đảm bảo chiến lược đi đúng với mục tiêu ban đầu. Đồng thời, bước đánh giá này cũng sẽ giúp doanh nghiệp nhận diện những chiến thuật chưa hiệu quả và loại bỏ.

Với những thông tin hữu ích về xây dựng chiến lược PR ở trên, DIMI Digital hy vọng đã giúp doanh nghiệp của bạn biết cách áp dụng PR vào chiến lược Marketing để nâng cao hình ảnh thương hiệu và gia tăng hiệu quả kinh doanh. Bạn có thể đọc thêm những bài viết khác của chúng tôi tại đây.