Email bounce (email bị trả lại) xảy ra khi bạn cố gửi email đến một địa chỉ nhưng nhận được thông báo tự động rằng email của bạn đã bị từ chối. Có nhiều lý do dẫn đến tình trạng email bị trả lại, và đối với các marketers gửi số lượng lớn email, điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả chiến dịch.
Hiểu rõ nguyên nhân xảy ra email bị trả lại và sử dụng các công cụ để hạn chế nó có thể giúp xây dựng các chiến lược email marketing tiếp cận rộng hơn.
Email bounce (email bị trả lại) là gì?
Nếu bạn gửi email và tự động nhận được thông báo cho biết email không thể gửi được, điều đó có nghĩa là email đã bị trả lại. Những thông báo này được gọi là Non-Delivery Reports – NDR và sẽ bao gồm lý do tại sao máy chủ email không thể hoàn thành yêu cầu.
Có hai loại email bị trả lại:
- Hard bounce: Khi email không được chấp nhận bởi mailbox provider của người nhận và một mã SMTP kèm theo thông báo được gửi lại cho bạn.
- Soft bounce: Khi email được chấp nhận bởi mailbox provider, nhưng có sự cố gửi tạm thời, và một mã SMTP kèm theo thông báo vẫn được gửi lại cho bạn.
Điều gì khiến email bị trả lại?
Có nhiều lý do khiến một email bị trả lại. Lý do cụ thể sẽ chỉ ra đó là hard bounce hay soft bounce.
Hard bounce
- Địa chỉ email không hợp lệ (thường là khi tên miền email đã hết hạn hoặc không hoạt động)
- Địa chỉ email có lỗi (ví dụ: quá nhiều khoảng trắng hoặc viết sai, như ‘@gmail.con’)
Soft bounce
- Hộp thư của người nhận đầy
- Máy chủ email của người nhận đang gặp sự cố hoặc offline
- Kích thước email của người gửi quá lớn
- Người nhận đã bật trả lời tự động (ví dụ: thông báo vắng mặt)
Các lý do khác khiến email bị trả lại là do địa chỉ email của người gửi bị chặn bởi người nhận hoặc vì người gửi có điểm uy tín thấp.
Làm thế nào để tránh email bị trả lại?
Có những bước đơn giản nhưng hiệu quả mà bạn có thể thực hiện để giảm thiểu và duy trì tỷ lệ email bị trả lại thấp.
Giữ contact list “sạch sẽ”
Thường xuyên kiểm tra xem địa chỉ email của người nhận có cập nhật không và không có lỗi đánh máy. Một số địa chỉ email hết hạn theo thời gian. Nếu không cập nhật danh sách liên hệ, bạn sẽ tự nhiên có các địa chỉ hết hạn trong danh sách của mình.
Một cách nữa là bạn xóa các liên hệ chưa mở hoặc nhấp vào email của bạn trong một khoảng thời gian nhất định.
Một contact list “sạch sẽ” sẽ giúp bạn có tỷ lệ gửi thành công và tỷ lệ vào hộp thư tốt hơn.
Lưu ý: Tỷ lệ gửi thành công không có nghĩa là vào hộp thư. Nó chỉ cho biết email đã được máy chủ của người nhận chấp nhận. Điều gì xảy ra sau đó là tùy thuộc vào mailbox provider hoặc quản trị hệ thống (nếu bạn đang giao dịch với một doanh nghiệp). Đó là lý do tại sao thuật ngữ “tỷ lệ vào hộp thư” tồn tại. Nó không đồng nghĩa với “tỷ lệ gửi thành công” vì “tỷ lệ gửi thành công” vẫn có thể có nghĩa là “gửi đến thư mục spam”.
Sử dụng Double Opt-in
Khi ai đó đăng ký vào danh sách gửi thư của bạn, hãy yêu cầu họ xác minh tài khoản – điều này có thể được thực hiện bằng cách gửi cho họ một email với liên kết để xác nhận địa chỉ email và sự quan tâm của họ đến thương hiệu của bạn.
Double opt-in là một cách tuyệt vời để xây dựng lòng tin với khách hàng và giảm thiểu rủi ro email bị trả lại của bạn.
Danh tiếng của người gửi email
Mỗi nhà cung cấp dịch vụ internet (ISP) đều có phương pháp chấm điểm riêng. Một số được công khai, chẳng hạn như mức độ tuân thủ hàng loạt (BCL) và mức độ tin cậy spam (SCL) của Outlook. Bạn cũng có thể ước tính danh tiếng người gửi email của mình với các công cụ miễn phí như Sender Score. Điểm người gửi tốt có thể khoảng 90, thỏa mãn khoảng 80.
Số điểm thấp hơn cho bạn biết rằng bạn cần thực hiện hành động để cải thiện danh tiếng của mình với tư cách là người gửi. Kiểm tra danh tiếng người gửi của bạn ít nhất một lần một tháng; trước và sau bất kỳ chiến dịch email số lượng lớn nào.
Tần suất gửi Email: Liền mạch nhưng giãn cách hợp lý
Tần suất gửi email gián tiếp ảnh hưởng đến tỷ lệ trả lại email của bạn. Bởi vì gửi email quá thường xuyên có thể khiến người nhận cảm thấy giống như spam, dẫn đến ít tương tác. Nếu bạn tăng tần suất hoặc số lượng email gửi, bạn chỉ cần đảm bảo rằng những email đó được thiết lập để khuyến khích thêm các tín hiệu tích cực (chẳng hạn như mở email và nhấp chuột).
Ví dụ, email giao dịch sẽ nhận được nhiều phản hồi tích cực. Hãy nghĩ về việc bạn đã mua hàng và sau đó mở email xác nhận hoặc nhấp vào liên kết để theo dõi gói hàng của mình. Những lần mở và nhấp đó gửi tín hiệu tích cực cho thấy email đang nhận được sự tương tác.
Hãy hướng đến một luồng email ổn định, có khoảng tạm dừng thích hợp giữa các email liên tiếp. Tương tự, hãy đảm bảo rằng mọi email đều được soạn thảo theo tiêu chuẩn cao và được gửi vào thời điểm hợp lý (ví dụ: không gửi lúc 2 giờ sáng cho người nhận).
Tránh tạo nội dung giống Spam
Nếu bạn lạm dụng các từ kích hoạt spam như “miễn phí”, “khuyến mãi”, “giảm giá” hoặc những cường điệu như “không thể tin được”, những người nhận email có thể đánh dấu nó là spam. Khi nhà cung cấp dịch vụ email nhận đủ tín hiệu tiêu cực từ người nhận email, họ có thể đánh dấu nó là spam cho những người nhận khác. Đây là điều cần lưu ý khi soạn thảo email của bạn.
Bạn có thể làm gì khác?
- Không viết HOA CẢ NHƯ VẬY NÀY,
- Không sử dụng nhiều dấu chấm than, và
- Không thêm nhiều liên kết vào nội dung email của bạn.
Về mặt thẩm mỹ, hãy giữ một thiết kế sạch sẽ, dễ truy cập và kiểm tra xem luồng email có logic hay không – ví dụ: những gì bạn yêu cầu khách hàng thực hiện có hợp lý/được mong đợi với thông tin họ đã được cung cấp không?
Tất nhiên, bạn biết rằng nội dung của bạn không phải là spam, nhưng việc thực hiện các bước để đảm bảo nó không được phân loại là spam sẽ giúp giảm tỷ lệ trả lại email của bạn.
Tránh sử dụng tên miền miễn phí để gửi Email
Tên miền miễn phí là các tài khoản email mà bạn có thể tạo miễn phí (ví dụ: @outlook.com, @gmail.com). Các tài khoản này phổ biến trong các doanh nghiệp mới hoặc đang phát triển, nhưng bạn không thể xác thực các tên miền miễn phí này. Do đó, các chiến dịch email từ các tên miền này dễ bị bộ lọc spam hơn và bạn có thể có tỷ lệ trả lại cao hơn nếu gửi một lượng lớn email marketing.
Một tên miền doanh nghiệp được xác thực (thường là trả phí) tốt hơn cho việc chạy các chiến dịch email tiếp cận hộp thư của mọi người.
Giảm tỷ lệ email bị trả lại cũng quan trọng như nội dung và thiết kế email của bạn. Hiểu rõ tỷ lệ email bị trả lại để giảm thiểu nó sẽ đảm bảo rằng cánh cửa luôn mở để bạn nói chuyện với những người phù hợp về thương hiệu của mình.
