Là một freelance writer, việc chinh phục những khách hàng khó tính là một trong những thử thách mà bạn cần vượt qua. Khách hàng muốn đảm bảo rằng bạn là người viết phù hợp với họ và bạn hiểu rõ về chiến lược content marketing của họ.
Trong môi trường cạnh tranh và đa dạng của thị trường hiện nay, nhu cầu của khách hàng ngày càng phức tạp và đa dạng hơn bao giờ hết. Họ không chỉ đơn thuần tìm kiếm bài viết đạt tiêu chuẩn, mà còn mong muốn bạn có khả năng nắm bắt được yếu tố độc đáo và cá nhân hóa nội dung để phù hợp với mục tiêu kinh doanh của họ.
Để đáp ứng mong đợi và chinh phục những khách hàng khó tính, bạn cần xây dựng chiến thuật một cách hiệu quả. Bằng cách khéo léo tương tác và đáp ứng đúng nhu cầu khách hàng, chúng ta có thể xây dựng mối quan hệ đáng tin cậy và trở thành nguồn tài nguyên được khách hàng yêu thích và tin tưởng.
Cách đối phó với những câu hỏi phỏng vấn khó của khách hàng
1. Quy trình nghiên cứu của bạn để luôn cập nhật xu hướng của ngành là gì?
Khi khách hàng hỏi về quy trình nghiên cứu của bạn, đề cập đến các nguồn bạn sử dụng để luôn cập nhật xu hướng của ngành. Hãy cho họ biết việc bạn theo dõi mạng xã hội, đọc sách, theo dõi tin tức và tìm kiếm thông qua công cụ tìm kiếm để nắm bắt những thay đổi và xu hướng mới trong lĩnh vực liên quan.
Từ đó, hãy cho họ biết bạn sẽ sử dụng các số liệu thống kê và dữ kiện này như thế nào trong nội dung của mình.
2. Bạn có thể chia sẻ các ví dụ về công việc cụ thể trong ngành và kiến thức chuyên môn của bạn mang lại lợi ích cho chiến lược nội dung của chúng tôi không?
Để tạo sự tin tưởng và chứng minh khả năng của mình, bạn có thể chia sẻ các ví dụ về công việc cụ thể mà bạn đã thực hiện trong ngành. Cung cấp cho khách hàng một cái nhìn rõ ràng về kinh nghiệm và kỹ năng của bạn để họ hiểu được lợi ích mà kiến thức chuyên môn của bạn có thể mang lại cho chiến lược nội dung của họ.
Đối với nhiều freelance writer mới, họ dựa vào sự lựa chọn nghề nghiệp của mình – điều dưỡng, giảng dạy, bán lẻ và môi giới – để có được một số khách hàng đầu tiên của họ.
Tuy nhiên, nếu bạn không có kinh nghiệm đó, bạn có thể phải thành thật với câu trả lời của mình.
3. Làm thế nào để bạn quản lý thời hạn và những thay đổi vào phút cuối trong khi vẫn duy trì chất lượng?
Khách hàng tiềm năng muốn biết khuynh hướng và sự sẵn sàng thay đổi của bạn với câu hỏi đầy thách thức này, hãy chia sẻ cách bạn áp dụng quản lý thời gian hiệu quả và tổ chức công việc. Đồng thời hãy nêu rõ những nguyên tắc làm việc của bạn cho khách hàng.
Ví dụ:
Tôi không có thời hạn cụ thể nhưng sẽ cần ít nhất 8 ngày để viết một bài đăng trên blog cho khách hàng.
Với những thay đổi, tôi sẽ nói với khách hàng tiềm năng rằng tôi cho phép tối đa hai lần chỉnh sửa và để nguyên như vậy.
Bạn không muốn bỏ điều này ra khỏi cuộc thảo luận, nếu không bạn có thể bị khách hàng lấn át bạn.
Làm thế nào để đối phó với những khách hàng khó tính muốn quá nhiều
Có hai loại khách hàng khó tính:
Người muốn quá nhiều và người không quan tâm hay giao tiếp.
Cả hai loại khách hàng đều kinh khủng, nhưng sau đây là một số lời khuyên cho bạn để đối phó với những khách hàng khó tính.
1. Rạch ròi về phạm vi của dự án
Những khách hàng ‘scope creep‘ nghĩ rằng bạn là nhân viên và có thể thay đổi phạm vi của dự án bất cứ lúc nào họ muốn.
Scope creep là hiện tượng khi các yêu cầu hoặc công việc trong dự án thay đổi mà không được quản lý hoặc kiểm soát. Điều này có thể dẫn đến sự gia tăng không kiểm soát của phạm vi dự án, gây ảnh hưởng đến tiến độ, nguồn lực và chất lượng của dự án.
Bạn cần kiểm soát điều này nếu bạn muốn tiếp tục làm việc với khách hàng này.
Những khách hàng không biết họ muốn gì sẽ không bao giờ hài lòng với công việc của bạn.
Vì vậy, hãy nói rõ trước khi làm việc với họ rằng bạn đang kiểm soát quy trình nội dung và bạn cho họ biết bạn sẽ làm gì.
Một khi khách hàng cảm nhận được sự tự tin này từ bạn, họ sẽ thư giãn và để bạn dẫn đầu.
2. Hãy chắc chắn trong cuộc trò chuyện của bạn
Đừng ngại gửi một email nhanh về việc muốn nói về dự án qua một cuộc gọi.
Bạn muốn cung cấp cho khách hàng khó tính này tiến độ của bạn, vì vậy, với một cuộc gọi, bạn có thể cung cấp cho họ thông tin cập nhật về dự án của bạn và hỏi bất kỳ câu hỏi nào bạn có.
Bạn cũng có thể hỏi khách hàng nếu họ có bất kỳ câu hỏi nào cho bạn. Điều này giúp bạn tiếp cận thông tin sâu hơn và sẽ làm cho kết quả gần hơn với những gì khách hàng muốn.
3. Hiểu những gì còn thiếu
Nếu khách hàng không hài lòng với công việc của bạn, hãy hỏi bạn có thể làm gì để phù hợp với ý tưởng của họ về những gì họ muốn.
Chắc chắn, họ có thể cần một bản tóm tắt nội dung, nhưng đầu tiên, BẠN có trách nhiệm sửa chữa mọi thứ. Sau khi sửa chữa mọi thứ, bạn có thể đề xuất một bản tóm tắt nội dung và cung cấp một mẫu nếu muốn!
4. Quá tam ba bận
Nhiều freelance writer sẽ kiên trì với một khách hàng khó tính ba lần.
Dù vậy, hãy cẩn thận với chiến lược này.
Đối với tôi, tôi không cầm cự được ba lần.
Sau lần đầu tiên hoặc lần thứ hai, tôi sẽ bỏ đi vì tôi không có thời gian để giải quyết những khách hàng khó tính với tư cách là một nhà văn.
Bạn học cách đối phó với những khách hàng khó tính với tư cách là một người làm việc tự do theo cách nào là tùy thuộc vào bạn nhưng hãy biết rằng bạn có các lựa chọn và bạn không cần phải làm việc với một khách hàng khó tính.
5. Hãy chú ý đến những red flag
Bạn không thể kinh doanh viết lách tự do thành công nếu bạn làm việc miễn phí.
Chắc chắn, bạn có thể đăng bài của khách để có được khách hàng, nhưng đó là một chiến lược, không phải là cách để kiếm sống.
Tuy nhiên, đối với những khách hàng khó tính không trả tiền, sẽ có những cảnh báo nguy hiểm như:
- Giao tiếp kém hoặc không phản hồi
- Không sẵn sàng ký hợp đồng hoặc thỏa thuận
- Yêu cầu dự án mơ hồ
- Thiếu tôn trọng bạn
Nếu bạn thấy điều này, thì hãy hoàn thành công việc và cắt đứt quan hệ.
6. Luôn để lại ấn tượng tốt
Và lời khuyên tuyệt vời về việc đối phó với những khách hàng khó tính?
Để lại một ấn tượng tốt. Luôn hoàn thành dự án, đặt kỳ vọng rõ ràng, cho họ biết rằng công việc không phù hợp và rời đi một cách thân thiện.
Bây giờ chúng ta biết rằng những khách hàng khó tính thường không phải là người giao tiếp tốt nhất, phải không?
Nhưng điều đó không có nghĩa là chúng ta làm theo.
KHÔNG!
Thay vào đó, hãy là người giao tiếp tốt nhất để điều hướng mối quan hệ độc hại này và cắt đứt quan hệ một cách văn minh
Dưới đây là một số kỹ thuật bạn có thể thực hiện khi giao dịch với những khách hàng này.
7. Tích cực lắng nghe
Với bất kỳ mối quan hệ nào bạn có, bạn biết rằng lắng nghe tích cực là một phần quan trọng cho một cuộc đối thoại thành công.
Điều tương tự cũng xảy ra với các khách hàng tự do của bạn.
Hãy tập trung hoàn toàn vào quá trình giới thiệu và ghi lại kế hoạch của họ.
Cố gắng không ngắt lời khi họ đang nói, vì điều đó thể hiện sự tôn trọng ý kiến của họ.
Nếu là một cuộc hội thoại online, bạn có thể ghi âm lại để tránh bỏ sót bất kỳ thông tin nào.
8. Hãy chuyên nghiệp (và bình tĩnh)
Nếu bạn muốn trở thành một freelance writer , bạn cần phải chuyên nghiệp.
Đây là một công việc hợp pháp và không phải là một trong số các sở thích.
Bạn cần dành nhiều thời gian hơn để nghiên cứu và viết cho họ, điều này không chỉ giúp ích cho quá trình viết lách của bạn mà còn tạo ấn tượng tốt đến khách hàng.
Nếu bạn muốn biến sở thích viết lách của mình thành một công việc kinh doanh, thì hãy đảm bảo rằng bạn:
- Đặt giờ làm việc
- Có mẫu hóa đơn
- Sử dụng các công cụ hỗ trợ (như Zoom)
- Có một địa chỉ email chuyên nghiệp
- Trả lời kịp thời email của khách hàng trong giờ làm việc
9. Đặt ranh giới và kỳ vọng
Trước khi bắt đầu một dự án, quan trọng là bạn đặt ranh giới về thời gian, phạm vi công việc và các yêu cầu cụ thể.
Điều này giúp bạn xác định và bảo vệ giới hạn của công việc mà bạn sẵn sàng thực hiện, cũng như định rõ những gì khách hàng có thể mong đợi từ bạn.
Điều này giúp bạn đảm bảo rằng bạn chỉ đảm nhận những công việc mà bạn có thể hoàn thành một cách chất lượng và đúng hẹn.
Đồng thời, đặt ranh giới cũng giúp bạn tránh việc bị quá tải công việc và giữ cho sự tập trung vào những gì bạn thực sự tốt nhất.
10. Có sự đồng cảm
Trên tất cả, hãy có sự đồng cảm với khách hàng của bạn.
Họ bận rộn, và nhiều người có ông chủ mà họ cần thông qua.
Vì vậy, hãy luôn xuất phát từ mong muốn hiểu được nhu cầu của họ và sẵn sàng đáp ứng khi có những thay đổi.
Và luôn phản ánh về giao tiếp của bạn với khách hàng.
Công việc kinh doanh của bạn sẽ phát triển khi bạn có thể hướng nội và tìm cách trở thành một người giao tiếp và đồng cảm tốt hơn.
11. Ghi lại bằng văn bản
Đừng quên bước này!
Bước này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc ghi lại các mối quan hệ và tương tác của khách hàng.
Bằng cách có mọi thứ bằng văn bản, việc giao tiếp với khách hàng và hiểu nhu cầu cũng như mong đợi của họ trở nên dễ dàng hơn. Việc này giúp thiết lập các kênh liên lạc rõ ràng và đảm bảo rằng cả hai bên đều thống nhất quan điểm.
Việc lập tài liệu về các mối quan hệ với khách hàng cũng cung cấp một hồ sơ có thể được tham khảo lại nếu có bất kỳ xung đột hoặc hiểu lầm nào phát sinh. Nó giúp tránh các tranh chấp tiềm ẩn và cho phép giải quyết dễ dàng hơn nếu xảy ra bất đồng.
Hơn nữa, việc có tài liệu bằng văn bản có thể đóng vai trò là điểm tham chiếu cho cả khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ. Nó giúp duy trì trách nhiệm giải trình, theo dõi tiến độ và đảm bảo rằng tất cả các bên đều hoàn thành trách nhiệm của mình.
Tránh những khách hàng khó tính và thay vào đó có được những khách hàng tuyệt vời!
Tôi muốn nhấn mạnh rằng, việc đối phó với những khách hàng khó tính không phải là điều dễ dàng, đặc biệt là khi bạn là một freelance writer.
Những chiến thuật mà chúng tôi đã chia sẻ trong bài viết này có thể giúp bạn tăng cường khả năng chinh phục những khách hàng khó tính. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng, bạn là người quyết định liệu có nên tiếp tục làm việc với họ hay không. Nếu việc đó trở nên quá khó khăn và gây ảnh hưởng đến tinh thần của bạn, hãy dũng cảm từ chối và tìm kiếm những cơ hội khác.
Cuối cùng, tôi hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp bạn trang bị thêm kiến thức và kỹ năng để làm việc với những khách hàng khó tính và đạt được sự thành công trong công việc viết lách của mình.
